Canal intern d'informació

En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de Febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, FUNDACIÓ FEDEFARMA fa constar que compta amb un Sistema Intern d'Informació, essent-ne Federació Farmacèutica SCCL la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el disposat per la legislació vigent en aquest àmbit.

Amb la finalitat d'enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d'integritat de FEDEFARMA, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d'accions o omissions que puguin ser constitutives d'infraccions penals, administratives greus o molt greus o laborals relatives a salut i seguretat, la Fundació ha nomenat als membres del Comitè d'Ètica com a Responsables del Sistema Intern d'Informació, delegant la gestió del mateix i la investigació de comunicacions en la responsable de l'àrea Jurídica de Grup Fedefarma (RDSII), i té activat, per varis mitjans, un Canal de Denúncies (en el pertinent, Canal Intern d'Informació) per poder-hi contactar:

• A l'adreça de correu electrònic: canaldenuncia@fundaciofedefarma.org
• A la direcció postal: Carrer Coneixement, 7-13, Illa A3.1, Centre de Negocis, de Gavà — a la atenció de la persona RDSII (responsable de l'àrea Jurídica).
• Mitjançant escrit lliurat a la persona RDSII (responsable de l'àrea Jurídica).
• Mitjançant petició de reunió presencial (*en el termini màxim de set dies) amb la persona RDSII (responsable de l'àrea Jurídica).

La comunicació a través de via telefònica o visita presencial amb la persona membre del Comitè d'Ètica i RDSII, s'haurà de documentar, sempre previ consentiment de la persona informant, d'alguna de les següents maneres:

• Mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible. En aquest cas, s'advertirà a la persona informant de dita gravació, així com del tractament de les seves dades, d'acord amb allò que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016.
• A través d'una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada per la persona responsable de tractar-la.

Sens perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.

El Sistema Intern d'Informació compleix amb els requisits de l'article 5.2 de la Llei de referència:

• Permet que les persones a qui aplica la Llei puguin comunicar informacions, per varis mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.
• Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l'accés de personal no autoritzat.
• Compta amb una Política que estableix garanties per la protecció de les persones informants:

• Acusament de rebuda en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
• Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l'article 9 de la Llei, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d'Informacions.
• Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
• Establiment del dret de la persona afectada a que se l'informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
• Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l'obligació que la persona que la rebi la remeti immediatament a la persona Responsable Delegada del Sistema.
• Respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades.
• Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei de referència).
• Compromís de remissió de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.

FEDEFARMA tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s'escau, el procediment d'investigació corresponent. La base jurídica del tractament serà el compliment d'una obligació legal, derivada de la Llei de referència. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, la base jurídica serà l'interès públic essencial i altres previsions establertes a l'apartat 2 de l'art. 9.2. del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques respecte al tractament de dades personals.

Així mateix, s'informa que aquestes dades personals podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat per a això únicament, quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores a FEDEFARMA o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s'escau, procedeixin. Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats. En tot cas, si aquesta decisió no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, llevat de la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema.

També seran suprimides aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s'hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit acompanyat d'una fotocòpia del seu document d'identitat al correu electrònic dpo@fundaciofedefarma.org. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

FEDEFARMA es compromet expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d'un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.

Quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d'investigació o sancionador, l'òrgan o autoritat competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l'article 40 de la Llei de referència.